Wie halte ich mein Team nach 4 Wochen Homeoffice motiviert?
Wie geht man als Führungskraft mit der Corona-Krise um? Gerade wir als QMC Unternehmensberater stehen in unseren Projekten Führungskräften in Krisenzeiten zur Seite. Hier stellen wir fest, dass Führungskräfte branchenunabhängig, sowie unternehmensgrößenunabhängig vor ähnlichen Herausforderungen stehen: Wie verhalte ich mich als Führungskraft um meine Unternehmung sicher in der Krise zu führen? Wie halte ich meine Mitarbeiter motiviert und informiert, um mit mir einen gemeinsamen Weg zu gehen? Hier sind 3 Tipps, die Sie als Führungskraft beachten können.
Erhöhen Sie die Transparenz!
Gerade als Führungskraft sollten Sie sich darüber bewusst sein, welche Signalwirkung Ihr eigenes Verhalten auf ihr Team hat. Auch wenn der Arbeitsalltag nun vermehrt von zu Hause stattfindet, so bedeutet das keines Falls, dass Ihre oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sinkt. Allerdings fördert eine erhöhte Transparenz über seine eigenen Tätigkeiten den Erfolg der Zusammenarbeit und steigert die Produktivität des Teams. In Zeiten in denen man sich nicht mehr täglich sieht, könnten Sie zum Beispiel zusätzliche Teammeetings einführen, in denen Sie als Führungskraft genau erklären was Ihr Tagesziel ist, wo Sie Herausforderungen sehen und wo Unterstützung gebraucht wird. Geben Sie auch Ihren Mitarbeitern die Chance transparent über die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu sprechen. So bleiben Sie im engen Austausch mit Ihren Mitarbeitern und können weiterhin erkennen wo vermehrt Unterstützung benötigt wird.
Analysieren Sie die Situation!
Stagnierende Umsätze und Mitarbeiter in Kurzarbeit sind für viele Führungskräfte ein Horrorszenario. Dennoch gilt es für Führungskräfte die Situation zunächst wahrzunehmen und für die eigene Unternehmung zu analysieren, um zu erkennen welche Risiken die Krise beinhaltet. Nur wenn man als Führungskraft diesen Schritt getan hat, kann man auch Chancen daraus erkennen und neue Gegebenheiten auf seine Unternehmung anpassen. Neben den analytischen sind jetzt aber auch emotionale Fähigkeiten stark gefordert. Seien Sie transparent mit Ihren Mitarbeitern über alle Risiken und auch gegenüber Ihren eigenen Gefühlen. Zum Einen verleitet die Transparenz die Mitarbeiter auch selber über Lösungen und Chancen nachzudenken. Zum Anderen schafft die Offenheit über die eigene Stimmung gegenseitiges Vertrauen und somit Bindung an Sie als Führungskraft und das Unternehmen.
Setzen Sie das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter an erste Stelle!
Besonders in Corona Zeiten steht die Gesundheit der Mitarbeiter an erster Stelle. Stellen Sie hier für Ihre Mitarbeiter sicher, dass Sie die „social distancing“ Maßnahmen umsetzen können wo möglich. Besonders in diesen Krisenzeiten ist es wichtig, dass alle Führungskräfte in der Unternehmung über Maßnahmen oder auch deren Lockerungen abgestimmt sind: Wer darf Home Office machen? Was sind die aktuellen Reiseeinschränkungen? Wird die Kinderbetreuung eingeschränkt? Um das Vertrauen zu den Mitarbeitern weiterhin zu stärken, sollten Sie die Kommunikation der Maßnahmen nicht der Rechts- oder Personalabteilung überlassen, sondern den direkten Vorgesetzten.
Bleiben Sie gesund in dieser Zeit. Das Team der QMC steht Ihnen weiterhin zur Seite!
„WENN DU EIN SCHIFF BAUEN WILLST, DANN TROMMLE NICHT MÄNNER ZUSAMMEN, UM HOLZ ZU BESCHAFFEN, AUFGABEN ZU VERGEBEN UND DIE ARBEIT EINZUTEILEN, SONDERN LEHRE SIE DIE SEHNSUCHT NACH DEM WEITEN, ENDLOSEN MEER.“
Homeoffice für Alle! Was sich vor einiger Zeit noch als weit entferntes Ideal einer neuen Arbeitswelt anhörte, wird spätestens seit der Corona-Krise zur legitimen und gelebten Praxis. Globalisierung und Digitalisierung untermauern schon seit einigen Jahren, dass der Austausch von Informationen und die Aufgabenerfüllung nicht zwingend an Standortgrenzen gebunden sind – auch in der Vergangenheit haben sich global und in unterschiedlichen Zeitzonen operierende, höchst erfolgreiche virtuelle Teams gebildet.
Was lässt sich von diesen Teams lernen, um eine sinnstiftende und produktive Kultur auch für das eigene virtuelle Team zu schaffen? Um diese Frage zu beantworten, bietet sich die Betrachtung von drei Bausteinen der virtuellen Arbeitskultur erfolgreicher virtueller Teams an: Teambindung, Selbstorganisation eines Teams und der angemessene Einsatz von technischer Unterstützung.
Bindung erzeugen – Die Identität eines Teams fördern
Meistens fühlen wir uns dort am wohlsten, wo wir wahrgenommen, akzeptiert und uns zugehörig fühlen. Eine wesentliche Voraussetzung, um auch als virtuelles Team zusammen arbeiten zu können ist die gemeinsame Wahrnehmung als Team durch die einzelnen Teammitglieder. Die Identität, die ein Team dabei ausbildet hängt von der Menge an gemeinsam geteilten oder ähnlichen Merkmalen ab, z.B. der erlebten Situation, individuellen Einstellungen oder gelebten Werten und Normen. Je stärker sich diese ähneln, umso mehr wächst das Team zusammen, erzeugt Bindung und formt seine eigenen „Spielregeln“. Virtuelle Teams können mit folgenden Maßnahmen diesen Prozess aktiv unterstützen:
Team Charta – Gemeinsame „Spielregeln“ legen die Grundlage des virtuellen Arbeitens fest. Jedes Teammitglied bekommt die Chance, die ihm wichtigsten Aspekte zu adressieren. Beispiele sind die pünktliche Teilnahme an (Video)Konferenzen, eine rechtzeitige Absage von Terminen bis hin zu Maßnahmen zur Konfliktbewältigung.
Rollen und Verantwortungen – Das Festlegen von Rollen und die damit verbundene Übernahme von Verantwortung durch den Einzelnen erzeugt ein intrinsisches Commitment. Das regelmäßige Aufzeigen von Beiträgen einzelner Teammitglieder in einer virtuellen Abstimmung festigt sowohl neue als auch bestehende Teamstrukturen. Dies kann von einzelnen Aufgaben der Moderation und Dokumentation bis hin zu komplexen Projektaufgaben reichen, die virtuell besprochen werden.
Erfolge feiern – Insbesondere in virtuellen Teams sind die Sichtbarkeit von Erfolgen ein positiver Impuls für die Identität des Teams. Diese lassen sich genauso auch virtuell feiern, um eine gute Stimmung im Team zu erhalten.
Ritualisiertevirtuelle Treffenals Herzschlag – Feste Termine, in denen sich das Team bewusst austauschen kann, bieten sich als Ritual an. Je nach Bedarf können die Zeitabstände von täglichen Meetings bis zu einer wöchentlichen Abstimmung reichen. Wie ein Ritual folgen die Termine einer konkreten Agenda, z.B. „Was habe ich getan, Was werde ich tun, wobei brauche ich Unterstützung?“. Die daraus resultierende Struktur wirkt wie ein „Herzschlag“ und treibt sowohl die Vorbereitung als auch den Austausch untereinander an.
Während die Identität des Teams die Bindung des Teams an sich erhöht, stellt die virtuelle Arbeitsweise einen hohen Anspruch an die einzelnen Teammitglieder und Führungskräfte. Ein Schlüssel hierfür liegt unter anderem in der Förderung der Selbstorganisation eines Teams und dem Anpassen der eigenen Verhaltensweisen.
Coaching als Grundlage für die Selbstorganisation eines Teams
Durch die virtuelle Arbeitsumgebung entstehen für ein Team neue Herausforderungen in der Organisation der Arbeit und der gemeinsamen Interaktion. Insbesondere die Art und Weise, wie Aufgaben verteilt und bearbeitet werden setzt neue Maßstäbe an die Fähigkeit der Kommunikation. Neue Fähigkeiten sind das Ergebnis eines konsequenten Coachingprozesses, den die Führungskraft mit dem Team initiiert. Führungskräfte profitieren von einer Anpassung ihrer bisherigen Vorgehensweisen und die Förderung der Selbstorganisation in einem virtuellen Team auf unterschiedlichste Weise:
Feedback anstatt Anweisung – Um die selbstorganisierte Arbeitsweise in einem virtuellen Team zu fördern, lohnt es sich den Blickwinkel von einer abhängigkeitsorientierten Unterstützung zu einer autonomieorientierten Unterstützung zu wechseln. Langfristig lassen sich dadurch effektive virtuelle Kompetenzen des Teams fördern!
Verfügbarkeit ermöglichen – Virtuelle Interaktion lebt von stetiger Kommunikation. Sich mal eben im Büro bei einem Kaffee austauschen ist nicht ohne weiteres möglich. Etablieren sowohl Führungskraft als auch Team einen Maßstab für die gegenseitige Erreichbarkeit, lassen sich Informationen zügiger und umfassender mitteilen als mit dem offemem Versand einer einfachen E-Mail.
Konsensus Entscheidungen – Das Treffen von gemeinsamen Entscheidungen bietet für virtuelle Teams die Möglichkeit, Vertrauen und Kompetenz aufzubauen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Teamarbeit!
Konfliktkultur etablieren – Die konstruktive Bearbeitung von Konflikten führt grundsätzlich zu einer stärkeren Vertrauensbeziehung der Teammitglieder untereinander. Vereinbaren Sie als Team, wie und mit welchen Mitteln Konflikte kommuniziert und behandelt werden sollten.
Im virtuellen Raum begrenzen sich jedoch die Möglichkeiten, verbale und nonverbale Botschaften zu übermitteln auf die jeweils gewählten Kommunikationskanäle. Worauf können virtuelle Teams achten, um die Angebote an technischer Unterstützung sinnvoll zu nutzen?
Effektiver Einsatz technischer Unterstützung
Von Telefon über Email bis hin zu modernen Videokonferenzsystemen (auch im Home Office) lassen sich unterschiedliche Kommunikationsmittel einsetzen. Allen ist eines gemein: Technologien sind nur ein Hilfsmittel, die Effizienz wird über Inhalt und Struktur der gemeinsamen „Protokolle“ eines Teams gesteuert. Insbesondere der „Flaschenpost Effekt“ sollte vermieden werden und alle Beteiligten müssen eine Information möglichst zeitgleich erhalten. Erfolgreiche virtuelle Teams sollten daher folgende Aspekte im Umgang mit Technologien berücksichtigen:
Kollaborative Strukturen – Dem Austausch von Informationen „Punkt zu Punkt“ (Flaschenpost Effekt) via E-Mail kann durch den Einsatz von kollaborativen Plattformen (Wikis, Sharepoint etc). hinreichend vorgebeugt werden. Die kollaborative Plattform unterstützt die Arbeit an Unterlagen und den Austausch von wichtigen Informationen (z.B. via Gruppenchat) effektiv und dokumentiert diese gleichzeitig für eine bessere Nachvollziehbarkeit.
Angemessener Kommunikationskanal – Virtuelle Teams nutzen Kanäle, die ihren Anforderungen optimal entsprechen. E-Mails sind hilfreich um eine Information zu dokumentieren, während Telefonate und Videokonferenzen eine deutlich höhere Interaktion zulassen und die soziale Distanz erheblich verkürzen können. Wählen sie dem Anlass angemessen das Medium aus, mit dem Sie effektiv kommunizieren möchten!
Organisiert bleiben – Moderne Technologien bieten viele Möglichkeiten zur Strukturierung von Informationen. Dennoch bleibt das wichtigste Merkmal auch für virtuelle Konferenzen die inhaltliche Ausarbeitung. Bereiten Sie die Konferenzen bestmöglich vor, geben Sie diesen einen Rahmen oder Agenda und halten sie wichtige Erkenntnisse als Meeting Note fest. Somit ist insbesondere für Meetings, bei denen jemand nicht anwesend war, eine gute Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Wovon profitieren Sie persönlich?
In diesem Beitrag wurden einige Tipps aufgezeigt, um die Arbeit in einem virtuellen Team zu unterstützen.
Welche weiteren Erfahrungen haben Sie in der Führung von virtuellen Teams gemacht? Wovon würden Sie als Teil des digitalen Teams persönlich profitieren?
Vor 2 Wochen hieß es für viele Mitarbeiter von Unternehmen: Jeder der kann, arbeitet ab sofort im Homeoffice. Doch was heißt es eigentlich im Homeoffice zu arbeiten? Und wie schafft man es koordiniert und effizient trotz dieser Ausnahmesituation Ziele zu erreichen?
MOTIVATION Schaffen Sie geeignete Rahmenbedingungen!
Damit Sie jeden Tag aufs Neue motivierend an Ihren neuen Arbeitsplatz gehen, braucht es eine passende Umgebung. Schaffen Sie diese, indem Sie sich einen Arbeitsplatz einrichten. Dieser sollte ein fester Platz in Ihrer Wohnung sein Wenn Sie diesen Platz (z.B. bei Verwendung des Küchentisches) auch für andere alltägliche Aktivitäten benötigen, räumen Sie Ihre Arbeitsmittel am Ende Ihres Arbeitstages zusammen. Denn so können Sie Ihren Arbeitsplatz auch in der eigenen Wohnung verlassen, abschalten und neue Energie für den nächsten Arbeitstag aufbauen.
MUSTER Entwickeln Sie Rituale!
Für die meisten von uns fängt der Tag mit einer heißen Dusche an. Auch in Situation wie diesen, sollte ein solches Morgenritual wie die Dusche oder der erste Kaffee im Büro nicht fehlen. Übernehmen Sie alte Muster oder entwickeln Sie in Ihrer neuen Umgebung andere Verhaltensmechanismen. Wichtig hierbei ist es, die Rituale in Bezug auf die Arbeitsleistung zu betrachten sind. Denn diese soll ja trotz des Homeoffices nicht signifikant fallen. Durch geeignete Muster, wie z.B. Mittagspause von 12 bis 13 Uhr können Sie für sich sicherstellen, dass Ihr Arbeitstag im Homeoffice strukturiert ist.
MANGAGEMENT Seien Sie effizient und effektiv!
Um am Ende eines Arbeitstages im Homeoffice vergleichbare Ergebnisse zu haben, wie in der gewohnten Umgebung, braucht es ggf. etwas mehr Planung und Steuerung und ganz viel Disziplin. Erstellen Sie sich ToDo -Listen, die Ihnen transparent machen, was am Ende des Tages geschafft sein sollte. Überprüfen Sie Ihre eigenen Ergebnisse am Ende eines Tages / einer Woche, um daraus zu lernen und den nächsten Tag noch fokussierter aber auch entspannter angehen zu können. Achten Sie weiter auf soziale Kontakte mit den Kollegen, Kunden und Lieferanten. Über das persönliche Gespräch lässt sich vieles schnell klären und damit auch oft viel Arbeit sparen. Organisieren sie auch in Zeiten des Home Office Abstimmungsrunden in kleinen Gruppen. So sind Sie in Ihren Teams auch weiter gut abgestimmt und können effektiv und effizient zusammenarbeiten. Achten Sie auch auf Ihre Arbeitszeiten, halten Sie am besten die alten Zeiten und damit Ihren normalen Rhythmus bei. Dies gilt selbstverständlich auch für Pausen und den Feierabend, denn auch Pausen und Zeiten für die Erholung sind wichtig um effizient zu arbeiten.
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