Interne Audits eine ungeliebte und häufig unterschätzte Methode

Mit diesem Beitrag wollen wir den Blick auf interne Audits als universelle Methode erweitern. Zudem wollen wir deutlich machen, dass gerade interne Audits mehr können als einen Beitrag zur erfolgreichen Zertifizierung von Managementsystemen zu leisten oder nur lästig zu sein.

Grundsätzlich ist ein Audit eine Methode, die völlig unabhängig von einem Managementsystem eigesetzt werden kann. Bei einem Audit geht es darum die Übereinstimmung des Auditgegenstandes mit den ausgewählten Anforderungen festzustellen. Auditgegenstand ist dabei die Bezugsebene eines Audits, also ob ein gesamtes System, ein Prozess / Verfahren oder ein Produkt bzw. eine Dienstleistung auditiert wird.

Es kann sich also um das Regelungssystem des gesamten Unternehmens, einzelner Prozesse oder eine konkreten Kundenleistung (Produkt/Dienstleistung) handeln. Interne Audits sind, richtig verstanden und eingesetzt ein wirksames und starkes Controlling-Instrument im Unternehmen.

Interne Audits können dazu beitragen die Umsetzung der Compliance-Richtlinien, von Zielvereinbarungen zu unterstützen oder nachhaltigen Mehrwert sowie Risikoreduzierungen zu bewirken. Damit interne Audits diesem Anspruch genügen, muss jedes Audit klare Ziele verfolgen und der spezielle Mehrwert für das Unternehmen muss definiert sein.

Der Wirkungsgrad wird erhöht, wenn im Vorfeld geprüft wird, ob das interne Audit die richtige Methode zur Erreichung der Ziele ist und die Ziele einen klaren Fokus haben. Denn es macht weder Sinn, ein kaum genutztes Ideenmanagement mittels interner Audits zu beleben, noch mit einem Audit die Wirksamkeit der Strategie, des Managementsystems und des Prozessmanagements gleichzeitig prüfen zu wollen. Je klarer und spezifischer die Auditziele festgelegt sind, desto nachhaltiger kann die Bewertung von Angemessenheit und Wirksamkeit durchgeführt werden. Gleichzeitig wird die Auditplanung erheblich erleichtert.

Zur Planung der internen Audits gehört auch die Auswahl und Festlegung der im Detail einzusetzenden Instrumente und vor allem des Auditpersonals. Je nach Auditziel bzw. Aufgabenstellung des Audits werden als Instrumente umfassende Datenanalysen, Dokumentenprüfungen, Beobachtungen, Begleitungen, Interviews u.a.m. eingesetzt. All diese Methoden müssen neben ggf. erforderlichem Fachwissen, von den Auditoren sicher und gut beherrscht werden. Nur so lassen sich die Auditziele erreichen.

Deshalb hängt bei dieser Methode viel von den Fähigkeiten der Auditoren ab. Ähnlich wie bei einem Orchester, müssen auch bei einem internen Audit die (Musiker) Auditoren ausgewählt werden, die die vorgesehenen „Instrumente“ am besten beherrschen. Nicht jeder gute Datenanalyst ist auch in gleicher Qualität als emphatischer Beobachter oder Interviewer einsetzbar. Je exakter die Kompetenzen und Schwerpunkte der möglichen Auditoren bekannt sind und je besser vorhandene / erkannte Defizite mit zusätzlichem Personal ausgeglichen werden können, desto bessere Ergebnisse lassen sich in den internen Audits erreichen.

Ein erstes, wenig überraschendes Zwischenfazit ist:

Erfolgreiche Audits stellen sicher, dass die richtige Methode, mit eindeutigen Zielen, dem richtigen Personal zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zum Einsatz kommt!

Zur Prüfung, ob man diesem Ziel nähergekommen ist, werden die internen Audits dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen. Analysieren Sie jedes Audit gemäß des Plan-Do-Check-Act-Zyklus und die Wirkung und die Qualität wird sich verbessern. Dies umso mehr, je konsequenter die Struktur und Inhalte der internen Audits an den Anforderungen der Kunden, also der auditierten Bereiche und der Führung ausgerichtet werden.

Manchmal bedarf es dazu einer Änderung der „üblichen“ Auditpraxis im Unternehmen!

Richten Sie die Auditpraxis in ihrem Unternehmen passgenau an den Anforderungen und vorhandenen Voraussetzungen aus, genauso wie sie es mit den eingesetzten Messverfahren, -methoden und -einrichtungen tun. Denn auch interne Audits sind Methoden, die nur dann Nutzen haben, wenn Sie zur Aufgabenstellung passen.

Im ersten Schritt wird analysiert, wie gut die aktuelle Auditpraxis zu den Anforderungen der internen Kunden passt. Wenn deren Anforderungen bekannt sind, wird erhoben, mit welchen Instrumenten die internen Audits ausgestattet werden müssen und wer diese Instrumente im Unternehmen perfekt beherrscht. Dabei darf der mögliche Lösungsraum nicht auf das bisher Bekannte beschränkt werden. Wichtig ist hier entsprechend weit / innovativ im Sinne der internen Kunden zu denken. Erinnert sei hier an die großen Publikumserfolge, wenn Sinfonieorchester und Pop- / Rock Bands zusammen Musik gemacht haben. Für die Umsetzung im Alltag der internen Audits kann das sehr vielfältige Ausprägungen annehmen, z.B.:

  • mehrtägige, ggf. auch aktive, Begleitung der Kolleginnen und Kollegen, um Prozesse besser zu durchdringen und Zusammenhänge besser zu verstehen
  • gemeinsame Auswertung besonderer Erfolge / Misserfolge der auditierten Bereiche, um aus guter und schlechter Praxis nachhaltig und bereichsübergreifend zu lernen
  • Umsetzung von „spontanen“ Audits mit einer Ankündigung von weniger als 24 Stunden, um einen realitätsnäheren Blick zu bekommen
  • Durchführung von „Vertreter-Audits“, um einschätzen zu können, wie personenunabhängig Regelungen umgesetzt werden und der Informationsfluss funktioniert
  • Einbindung von Fachexperten, um Audits auch zu fachlichem Austausch zu nutzen und fachbezogenere Lösungen / Hinweise zu bekommen
  • Umfassende Datenanalyse im Vorfeld der Audits und Auswertung relevanter Kennzahlen, zur zielgenaueren Diskussion im Audit und passenden Festlegung von Maßnahmen
  • jährliche Bewertung der internen Audits zusammen mit den auditierten Bereichen in Bezug auf Planung, Durchführung und Ergebnis sowie der Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen
  • viele weitere Ideen und Ansätze sind hier denkbar, wichtig ist, alle Ansätze helfen in der konkreten Situation dem Unternehmen und allen Mitarbeitenden weiter

Um die Methode interne Audits neu zu beleben und das Potenzial dieses Controlling-Instruments im Unternehmen umfassend zu nutzen, sind nur kleine Anpassungen notwendig.

Es lohnt sich herauszufinden, welche Maßnahmen zur spezifischen Situation im Unternehmen passen. Dann sind interne Audits vor allem eine Methode zur positiven Weiterentwicklung. Sorgen Sie dafür, dass interne Audits von allen Beteiligten gewollt und gewünscht sind und nicht nur ertragen werden. Dann fördern interne Audits auch Change Prozesse im Unternehmen.

Wir hoffen wir konnten Ihnen einige Anregungen zur besseren Gestaltung von internen Audits geben und freuen uns auf Ihre Sicht und Anmerkungen!

Managementsysteme angestaubtes Relikt oder Beschleuniger notwendiger Transformation?

Aktuell erleben wir eine Situation, die den mehr als 2000 Jahre alten Kernsatz von Heraklit

„die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“

eindrucksvoll bestätigt. Die weltweite Pandemie hat auf einen Schlag viele langjährig erfolgreiche Geschäftsmodelle in Frage gestellt. Vorhandene Schwächen haben sich in vielen Betrieben zu tiefgreifenden Krisen entwickelt. Zudem ist in vielen Unternehmen noch gar nicht absehbar, ob es ein „Zurück“ auf ein Vor-Corona-Niveau geben wird.

Kleinere und größere Handelskriege, der immer noch laufende Brexit, der weltweite Klimawandel, die Nachhaltigkeitsdebatte, sowie stetig steigende Anforderungen an die Digitalisierung von Prozessen und Produkten stellen in dieser Zeit weitere Faktoren dar, die eine Neuausrichtung des eigenen Geschäftsmodell treiben. All diese Faktoren erfordern ein konsequentes Handeln der Unternehmen. Sie setzen unterschiedliche Akzente für die anstehenden Veränderungen.

Vieles muss neu gedacht werden. Der Ausgangspunkt für innovative, neue Lösungen sollte jedoch immer die Perspektive des Kunden bzw. der Märkte sein. Dies ist eine Konstante, die auch in Zukunft zu erfolgreichen Ansätzen führen wird. Nur wer seine Märkte – und damit seine Kunden – kennt, kann dauerhaft auf die ständig wechselnden Bedürfnisse reagieren und seine Marktposition behaupten oder gar verbessern. Und genau hier setzen moderne Managementsysteme an. Diese zeigen auf, an welchen Hebeln das Management ansetzen sollte, um die einzelnen Teile des Unternehmens im Verbund zusammen weiterzuentwickeln und damit eine leistungsfähige Organisation zu gestalten.

Ein weiterer wichtiger Beitrag der Managementsysteme ist die konsequente Betrachtung und Ausrichtung des Unternehmens auf die Prozesse. Denn gut strukturierte und dokumentierte Prozesse fördern die Neugestaltung der eigenen Produkte und Dienstleistungen. Zudem berücksichtigen Managementsysteme, dass es letztlich die Menschen sind, die diese Prozesse gestalten und steuern. Und diese Menschen brauchen ein gemeinsames Regelwerk (Managementsystem), um abgestimmt und im Sinne des Unternehmens zu handeln.

Unternehmen mit Managementsystemen die konsequent an den Anforderungen der Kunden / Märkte und den Bedingungen des eigenen Unternehmens ausgerichtet sind, können viele der jetzt zu beantwortenden Fragen schneller klären. Viele gute Beispiele aus der aktuellen Krise zeigen, dass man sich schnell auf die geänderten Möglichkeiten, Anforderungen und Bedürfnisse einstellen kann, wenn das Management eine gemeinsame Basis hat, seine Prozesse gut im Griff hat und die Kunden versteht. Erwähnt seien beispielhaft, der Abhol-, Lieferservices von Restaurants, Kommunikation und Abstimmung von täglichen Abläufen per Videokonferenz, , die Umstellung von Lieferketten auf regionale Hersteller, die Produktion auf Mund-Nasen-Schutz statt Textilien u.v.a.m.

Grundsätzlich haben moderne Managementsysteme die folgenden Eigenschaften:

  • Konsequente Ausrichtung des Unternehmens auf definierte Strategien und Ziele
  • Einbeziehung der Erwartungen und Erfordernisse der Stakeholder
  • Prozessorientierte Aufbau- und Ablauforganisation
  • Eindeutige Festlegung von Verantwortlichkeit, Aufgabe und Befugnis
  • Anwendung systematischer Methoden und Verfahren
  • Implementierung eines gut funktionierenden Informations- und Kommunikationssystems.
  • Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Ursache-, Wirkungsanalysen und Umsetzung PDCA-Zyklus)

Mit Hilfe dieser Eigenschaften werden auch in Krisenzeiten optimale Produkte und Arbeitsergebnisse erzielt. Diverse Aufgaben können in Zeiten von Kurzarbeit auch von anderen Mitarbeitenden übernommen werden, weil diese klar definiert und strukturiert sind und auf eine Rolle und nicht auf eine Person zugeschnitten wurden. Diese Systeme schaffen in Zeiten, in denen vieles anders laufen muss, als normal, auch Rechtssicherheit. Am Ende helfen Managementsysteme bei der Reduktion von Kosten und bei der Absicherung des wirtschaftlichen Erfolges.

Gut implementierte Managementsysteme bilden die Basis für ganzheitliche Eingriffe in die Organisation, da sie die Verbindungen zwischen den einzelnen Bereichen und Elementen der Organisation aufzeigen und zugänglich machen. Sie helfen damit u.a. bei der schnellen und gezielten Reaktion auf Veränderungen im Umfeld des Unternehmens. Neue Soll-Prozesse oder Workflows können erheblich schneller definiert und umgesetzt werden.

Die schnelle und sichere Umsetzung von innovativen Ansätzen ist für viele Unternehmen in der aktuellen Zeit überlebenswichtig. Wer es schafft, schnell auf wegbrechende Märkte oder neue Gesetze zu reagieren, der bleibt im Geschäft und kann weiter aktiv managen. Wer kein wirksames Managementsysteme implementiert hat, wird wertvolle Zeit verlieren, um mit seiner Organisation auf die neuen Herausforderungen zu reagieren.

Fazit:
Es lohnt sich, an der Optimierung und Gestaltung von Managementsystemen zu arbeiten und seine Organisation darüber zu strukturieren und fit zu machen. Dies hilft ganz besonders in Zeiten, in denen der Wandel auf den Märkten und in der Gesellschaft stetig neue Herausforderungen hochspült und die Unternehmen diese immer wieder effektiv und effizient angehen müssen.

Es gibt ganz sicher viele weitere Perspektiven, aus denen wir Managementsysteme in der Krise betrachten und bewerten können. Oftmals werden wir zum Schluss kommen, dass diese Systeme notwendigen Veränderungen im Weg stehen oder den Aufwand für Veränderungen zumindest signifikant erhöhen. – Wenn dies so ist, dann sollten Sie ernsthaft prüfen, ob das implementierte System überhaupt zu ihrem Unternehmen passt und dies dann ggf. grundsätzlich überarbeiten.

Wie erleben Sie die Wirkung von Managementsystemen in Ihrem Unternehmen?

Wir freuen uns über Ihre Anregungen und die Diskussion!

Ist Social Distancing und Homeoffice unser neuer Alltag mit dem Virus?

Die ersten fühlbaren Lockerungen für Wirtschaft und Gesellschaft sind angestoßen. Doch macht es Sinn, so weiter zu arbeiten, wie vor dem Virus? Wie gehen wir als Menschen nach x Wochen Homeoffice und Social Distancing nun damit um? Welche Regeln und Strukturen braucht unser „neuer“ Alltag?

Für einige unter uns war und ist es teilweise noch objektiv unmöglich, dem „normalen“ Job nachzugehen – andere hatten in den letzten Wochen in Ihrem Job viel mehr zu tun, als vorher und mussten dies auch leisten, weil unser System sonst kapituliert hätte.

Nun startet der Weg zurück – zwar mit Einschränkungen an der ein oder anderen Stelle, aber zumindest im unternehmerischen Umfeld wollen wir zurück ins Business. Doch die gewohnt freie und offene Arbeitsatmosphäre, zu der wir einst schnellstmöglich zurückkehren wollten, ist in Anbetracht der aktuellen Situation noch längere Zeit nicht möglich.

Prozesse und Strukturen müssen an unserem „neuen“ Alltag angepasst werden, damit wir trotz des Virus unsere Leistung erbringen können. Erforderlich sind beispeilhaft Regelungen für Meetingräume und Pausenräume, sowie Anpassungen für Aktivitäten, die gegen den Mindestabstand verstoßen, Sicherheitskonzepte für Risikogruppen und Gesundheitsregeln für die Belegschaft. Die Step-by-Step Variante für die Umsetzung der Anpassungen mit integrierten situationsbedingten Rückwärtsmöglichkeiten ist auch im unternehmerischen Sinne wertvoll, da die Reaktionszeit dadurch bei einer möglichen 2. Infektionswelle signifikant verringert werden kann.

Lassen Sie uns alle gemeinsam mit ganz viel Verständnis von allen Seiten und ganz viel Flexibilität bei den Unternehmen und jedem Einzelnen auch in den nächsten Wochen weiter lernen, was uns für die Zukunft noch stärker macht!

Denn vieles was uns gerade ganz aktuell herausfordert ist ein gutes Training für die zukünftigen, sehr dynamischen Märkte. Bestimmte Regelungen, wie Homeoffice, Videokonferenzen anstatt Meetings vor Ort und andere sind Chancen für unsere zukünftige Arbeitswelt!

Kombinieren Sie: Digitalisierung und Transformation richtig einsetzen

Die beiden Begriffe „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ stellen mittlerweile wesentliche Eckpfeiler künftiger Szenarien zur Unternehmensentwicklung dar. Im Sprachgebrauch fällt jedoch oft auf, dass diese beiden Formulierungen häufig synonym genannt werden. Dabei stellen für sich betrachtet Digitalisierung und Transformation jeweils ein breites Feld an strategischen Optionen dar, deren Tragweite völlig unterschiedlich ist. Wir beleuchten beide Begriffe etwas genauer um den Nutzen jeweils herauszuarbeiten.

Die Rolle der Information als Ressource

„Information ist das Öl von morgen“ – diese pointierte Aussage ist die erste gedankliche Zugang sowohl von Digitalisierung als auch Digitaler Transformation. Der Umgang mit Informationen ist in beiden Szenarien jedoch durchaus unterschiedlich. Durch Digitalisierung wird analoge Information in digitale Daten übersetzt, die letztlich die Basis für effektive Abläufe bildet (Viel zitiert: von Papier zu Digitaler Lösung). Ergänzend dazu stellt im Rahmen der digitalen Transformation die Information ein Kapital in Form eines immateriellen Wertes dar. Im Vergleich zu bisherigen materiellen Werten (Assets wie z.B. Gebäude, Anlagen, etc.) wirken veränderte Mechanismen: Güter können mit geringen Grenzkosten reproduziert und verteilt werden. Die Erzeugung von Information ist nicht auf betriebseigene Produktionsanlagen beschränkt – es gibt viele Quellen (Geräte, Konsumenten, …) deren Informationen Kapitalwerte erzeugen. Zusammengefasst: Während Digitalisierung mit Daten Abläufe effizient untersetzt, bildet Transformation völlig neue Kapitalwerte und damit die Grundlage für neue Geschäftsmodelle in der digitalen Wirtschaft.

Evolution und Revolution

Organisationen zeigen sowohl kontinuierliche (stetige) als auch diskontinuierliche (stufenhafte) Entwicklungszüge. Die Umsetzung von Vorhaben zur Digitalisierung und Transformation spiegelt diese Sichtweise durchaus wider. Im Kontext der industriellen Ökonomie stellt Digitalisierung eine kontinuierliche Entwicklung in Form einer Evolution dar. Der Ausbau digital vernetzter Produktionsanlagen, kommunizierende Geräte sowie die digital unterstützte Ablaufsteuerung von der Anforderungserfassung bis Auslieferung an den Kunden stellen durch Digitalisierung systematische Ergänzungen der Produktionsgegebenheiten dar, die kontinuierliche Verbesserungen herbeiführen. Wandeln sich jedoch gleichzeitig Markt, Geschäftsmodell, Leistung und Kultur des Unternehmens kann eine sprunghafte Veränderung auf Basis der Transformation begünstigt werden. Das Unternehmen erklimmt eine neue Stufe seiner organisationalen Entwicklung. Bottom Line: Digitalisierung ist Evolution, Transformation ist Revolution.

Grad der Automatisierung

Automatisierung wird weiterhin oft mit wirksamer Effizienzsteigerung gleichgesetzt und stellenweise ebenfalls synonym mit Digitalisierung verwendet. Tatsächlich erzeugt Digitalisierung einen Automatisierungseffekt, die Verarbeitung von Information, Abläufe kann fast völlig ohne Interaktion stattfinden. Digitale Transformation nutzt den Automatisierungseffekt, um neue Stufen der Wertschöpfung für Leistungen zu ermöglichen, die vorher nicht möglich waren. Prominente Beispiele sind Plattformen wie z.B. Webshops (Amazon).

Dimension der Kulturveränderung

Der Umgang mit digitalen Informationen und damit verbunden Breite der Veränderungen der Kultur lässt sich für Digitalisierung und Transformation differenziert betrachten. Anschaulich hierfür wäre folgendes real erlebtes Beispiel: Die Digitalisierung ermöglicht neue Vernetzungsmöglichkeiten im Medizinwesen und dessen Vorgängen. Neben den technischen Möglichkeiten (vernetzte Geräte, elektronische Patientenakten) bieten sich auch neue Behandlungsformen, z.B. Befunde durch unterschiedliche Fachabteilungen und Telekonsile. Die Vorteile für Patienten liegen auf der Hand. Jedoch nützen diese Fortschritte wenig, wenn dennoch die Arbeitskultur einer Klinik so ausgestaltet ist, dass Ärzte auf Basis eines mangelnden Vertrauens in die Technik eine Überweisung a) im PC schreiben b) ausdrucken c) unterschreiben d) einscannen. Die Digitale Transformation adressiert die Wahrnehmung der Menschen auf die digitalen Abläufe und verändert diese tiefgreifend.

In diesem Beitrag sind einige Facetten der Begriffe Digitalisierung und Transformation beleuchtet.

Worin zeigt sich bei Ihnen (im täglichen Arbeitsleben) dieser Unterschied?

Wir freuen uns über Ihre Anregungen!

Führung in der Krise

Wie halte ich mein Team nach 4 Wochen Homeoffice motiviert?

Wie geht man als Führungskraft mit der Corona-Krise um? Gerade wir als QMC Unternehmensberater stehen in unseren Projekten Führungskräften in Krisenzeiten zur Seite. Hier stellen wir fest, dass Führungskräfte branchenunabhängig, sowie unternehmensgrößenunabhängig vor ähnlichen Herausforderungen stehen: Wie verhalte ich mich als Führungskraft um meine Unternehmung sicher in der Krise zu führen? Wie halte ich meine Mitarbeiter motiviert und informiert, um mit mir einen gemeinsamen Weg zu gehen? Hier sind 3 Tipps, die Sie als Führungskraft beachten können.

Erhöhen Sie die Transparenz!

Gerade als Führungskraft sollten Sie sich darüber bewusst sein, welche Signalwirkung Ihr eigenes Verhalten auf ihr Team hat. Auch wenn der Arbeitsalltag nun vermehrt von zu Hause stattfindet, so bedeutet das keines Falls, dass Ihre oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sinkt. Allerdings fördert eine erhöhte Transparenz über seine eigenen Tätigkeiten den Erfolg der Zusammenarbeit und steigert die Produktivität des Teams. In Zeiten in denen man sich nicht mehr täglich sieht, könnten Sie zum Beispiel zusätzliche Teammeetings einführen, in denen Sie als Führungskraft genau erklären was Ihr Tagesziel ist, wo Sie Herausforderungen sehen und wo Unterstützung gebraucht wird. Geben Sie auch Ihren Mitarbeitern die Chance transparent über die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu sprechen. So bleiben Sie im engen Austausch mit Ihren Mitarbeitern und können weiterhin erkennen wo vermehrt Unterstützung benötigt wird.  

Analysieren Sie die Situation!

Stagnierende Umsätze und Mitarbeiter in Kurzarbeit sind für viele Führungskräfte ein Horrorszenario. Dennoch gilt es für Führungskräfte die Situation zunächst wahrzunehmen und für die eigene Unternehmung zu analysieren, um zu erkennen welche Risiken die Krise beinhaltet. Nur wenn man als Führungskraft diesen Schritt getan hat, kann man auch Chancen daraus erkennen und neue Gegebenheiten auf seine Unternehmung anpassen. Neben den analytischen sind jetzt aber auch emotionale Fähigkeiten stark gefordert. Seien Sie transparent mit Ihren Mitarbeitern über alle Risiken und auch gegenüber Ihren eigenen Gefühlen. Zum Einen verleitet die Transparenz die Mitarbeiter auch selber über Lösungen und Chancen nachzudenken. Zum Anderen schafft die Offenheit über die eigene Stimmung gegenseitiges Vertrauen und somit Bindung an Sie als Führungskraft und das Unternehmen.

Setzen Sie das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter an erste Stelle!

Besonders in Corona Zeiten steht die Gesundheit der Mitarbeiter an erster Stelle. Stellen Sie hier für Ihre Mitarbeiter sicher, dass Sie die „social distancing“ Maßnahmen umsetzen können wo möglich. Besonders in diesen Krisenzeiten ist es wichtig, dass alle Führungskräfte in der Unternehmung über Maßnahmen oder auch deren Lockerungen abgestimmt sind: Wer darf Home Office machen? Was sind die aktuellen Reiseeinschränkungen? Wird die Kinderbetreuung eingeschränkt? Um das Vertrauen zu den Mitarbeitern weiterhin zu stärken, sollten Sie die Kommunikation der Maßnahmen nicht der Rechts- oder Personalabteilung überlassen, sondern den direkten Vorgesetzten.

Bleiben Sie gesund in dieser Zeit. Das Team der QMC steht Ihnen weiterhin zur Seite!

 

3 Tipps, um eine virtuelle Arbeitskultur zu entwickeln

„WENN DU EIN SCHIFF BAUEN WILLST, DANN TROMMLE NICHT MÄNNER ZUSAMMEN, UM HOLZ ZU BESCHAFFEN, AUFGABEN ZU VERGEBEN UND DIE ARBEIT EINZUTEILEN, SONDERN LEHRE SIE DIE SEHNSUCHT NACH DEM WEITEN, ENDLOSEN MEER.“

Antoine de Saint-Exupéry

Homeoffice für Alle! Was sich vor einiger Zeit noch als weit entferntes Ideal einer neuen Arbeitswelt anhörte, wird spätestens seit der Corona-Krise zur legitimen und gelebten Praxis. Globalisierung und Digitalisierung untermauern schon seit einigen Jahren, dass der Austausch von Informationen und die Aufgabenerfüllung nicht zwingend an Standortgrenzen gebunden sind – auch in der Vergangenheit haben sich global und in unterschiedlichen Zeitzonen operierende, höchst erfolgreiche virtuelle Teams gebildet.

Was lässt sich von diesen Teams lernen, um eine sinnstiftende und produktive Kultur auch für das eigene virtuelle Team zu schaffen? Um diese Frage zu beantworten, bietet sich die Betrachtung von drei Bausteinen der virtuellen Arbeitskultur erfolgreicher virtueller Teams an: Teambindung, Selbstorganisation eines Teams und der angemessene Einsatz von technischer Unterstützung.

Bindung erzeugen – Die Identität eines Teams fördern

Meistens fühlen wir uns dort am wohlsten, wo wir wahrgenommen, akzeptiert und uns zugehörig fühlen. Eine wesentliche Voraussetzung, um auch als virtuelles Team zusammen arbeiten zu können ist die gemeinsame Wahrnehmung als Team durch die einzelnen Teammitglieder. Die Identität, die ein Team dabei ausbildet hängt von der Menge an gemeinsam geteilten oder ähnlichen Merkmalen ab, z.B. der erlebten Situation, individuellen Einstellungen oder gelebten Werten und Normen. Je stärker sich diese ähneln, umso mehr wächst das Team zusammen, erzeugt Bindung und formt seine eigenen „Spielregeln“. Virtuelle Teams können mit folgenden Maßnahmen diesen Prozess aktiv unterstützen:

  • Team Charta – Gemeinsame „Spielregeln“ legen die Grundlage des virtuellen Arbeitens fest. Jedes Teammitglied bekommt die Chance, die ihm wichtigsten Aspekte zu adressieren. Beispiele sind die pünktliche Teilnahme an (Video)Konferenzen, eine rechtzeitige Absage von Terminen bis hin zu Maßnahmen zur Konfliktbewältigung.
  • Rollen und Verantwortungen – Das Festlegen von Rollen und die damit verbundene Übernahme von Verantwortung durch den Einzelnen erzeugt ein intrinsisches Commitment. Das regelmäßige Aufzeigen von Beiträgen einzelner Teammitglieder in einer virtuellen Abstimmung festigt sowohl neue als auch bestehende Teamstrukturen. Dies kann von einzelnen Aufgaben der Moderation und Dokumentation bis hin zu komplexen Projektaufgaben reichen, die virtuell besprochen werden.
  • Erfolge feiern – Insbesondere in virtuellen Teams sind die Sichtbarkeit von Erfolgen ein positiver Impuls für die Identität des Teams. Diese lassen sich genauso auch virtuell feiern, um eine gute Stimmung im Team zu erhalten.
  • Ritualisierte virtuelle Treffen als Herzschlag – Feste Termine, in denen sich das Team bewusst austauschen kann, bieten sich als Ritual an. Je nach Bedarf können die Zeitabstände von täglichen Meetings bis zu einer wöchentlichen Abstimmung reichen. Wie ein Ritual folgen die Termine einer konkreten Agenda, z.B. „Was habe ich getan, Was werde ich tun, wobei brauche ich Unterstützung?“. Die daraus resultierende Struktur wirkt wie ein „Herzschlag“ und treibt sowohl die Vorbereitung als auch den Austausch untereinander an.

Während die Identität des Teams die Bindung des Teams an sich erhöht, stellt die virtuelle Arbeitsweise einen hohen Anspruch an die einzelnen Teammitglieder und Führungskräfte. Ein Schlüssel hierfür liegt unter anderem in der Förderung der Selbstorganisation eines Teams und dem Anpassen der eigenen Verhaltensweisen.

Coaching als Grundlage für die Selbstorganisation eines Teams

Durch die virtuelle Arbeitsumgebung entstehen für ein Team neue Herausforderungen in der Organisation der Arbeit und der gemeinsamen Interaktion. Insbesondere die Art und Weise, wie Aufgaben verteilt und bearbeitet werden setzt neue Maßstäbe an die Fähigkeit der Kommunikation. Neue Fähigkeiten sind das Ergebnis eines konsequenten Coachingprozesses, den die Führungskraft mit dem Team initiiert. Führungskräfte profitieren von einer Anpassung ihrer bisherigen Vorgehensweisen und die Förderung der Selbstorganisation in einem virtuellen Team auf unterschiedlichste Weise:

  • Feedback anstatt Anweisung – Um die selbstorganisierte Arbeitsweise in einem virtuellen Team zu fördern, lohnt es sich den Blickwinkel von einer abhängigkeitsorientierten Unterstützung zu einer autonomieorientierten Unterstützung zu wechseln. Langfristig lassen sich dadurch effektive virtuelle Kompetenzen des Teams fördern!
  • Verfügbarkeit ermöglichen – Virtuelle Interaktion lebt von stetiger Kommunikation. Sich mal eben im Büro bei einem Kaffee austauschen ist nicht ohne weiteres möglich. Etablieren sowohl Führungskraft als auch Team einen Maßstab für die gegenseitige Erreichbarkeit, lassen sich Informationen zügiger und umfassender mitteilen als mit dem offemem Versand einer einfachen E-Mail.
  • Konsensus Entscheidungen – Das Treffen von gemeinsamen Entscheidungen bietet für virtuelle Teams die Möglichkeit, Vertrauen und Kompetenz aufzubauen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Teamarbeit!
  • Konfliktkultur etablieren – Die konstruktive Bearbeitung von Konflikten führt grundsätzlich zu einer stärkeren Vertrauensbeziehung der Teammitglieder untereinander. Vereinbaren Sie als Team, wie und mit welchen Mitteln Konflikte kommuniziert und behandelt werden sollten.

Im virtuellen Raum begrenzen sich jedoch die Möglichkeiten, verbale und nonverbale Botschaften zu übermitteln auf die jeweils gewählten Kommunikationskanäle. Worauf können virtuelle Teams achten, um die Angebote an technischer Unterstützung sinnvoll zu nutzen?

Effektiver Einsatz technischer Unterstützung

Von Telefon über Email bis hin zu modernen Videokonferenzsystemen (auch im Home Office) lassen sich unterschiedliche Kommunikationsmittel einsetzen. Allen ist eines gemein: Technologien sind nur ein Hilfsmittel, die Effizienz wird über Inhalt und Struktur der gemeinsamen „Protokolle“ eines Teams gesteuert. Insbesondere der „Flaschenpost Effekt“ sollte vermieden werden und alle Beteiligten müssen eine Information möglichst zeitgleich erhalten. Erfolgreiche virtuelle Teams sollten daher folgende Aspekte im Umgang mit Technologien berücksichtigen:

  • Kollaborative Strukturen – Dem Austausch von Informationen „Punkt zu Punkt“ (Flaschenpost Effekt) via E-Mail kann durch den Einsatz von kollaborativen Plattformen (Wikis, Sharepoint etc). hinreichend vorgebeugt werden. Die kollaborative Plattform unterstützt die Arbeit an Unterlagen und den Austausch von wichtigen Informationen (z.B. via Gruppenchat) effektiv und dokumentiert diese gleichzeitig für eine bessere Nachvollziehbarkeit.
  • Angemessener Kommunikationskanal – Virtuelle Teams nutzen Kanäle, die ihren Anforderungen optimal entsprechen. E-Mails sind hilfreich um eine Information zu dokumentieren, während Telefonate und Videokonferenzen eine deutlich höhere Interaktion zulassen und die soziale Distanz erheblich verkürzen können. Wählen sie dem Anlass angemessen das Medium aus, mit dem Sie effektiv kommunizieren möchten!
  • Organisiert bleiben – Moderne Technologien bieten viele Möglichkeiten zur Strukturierung von Informationen. Dennoch bleibt das wichtigste Merkmal auch für virtuelle Konferenzen die inhaltliche Ausarbeitung. Bereiten Sie die Konferenzen bestmöglich vor, geben Sie diesen einen Rahmen oder Agenda und halten sie wichtige Erkenntnisse als Meeting Note fest. Somit ist insbesondere für Meetings, bei denen jemand nicht anwesend war, eine gute Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Wovon profitieren Sie persönlich?

In diesem Beitrag wurden einige Tipps aufgezeigt, um die Arbeit in einem virtuellen Team zu unterstützen.

Welche weiteren Erfahrungen haben Sie in der Führung von virtuellen Teams gemacht? Wovon würden Sie als Teil des digitalen Teams persönlich profitieren?

Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!

Wie organisiere ich meinen Alltag im Homeoffice? – 3 Tipps zum effizienten Arbeiten für das Büro in den eigenen 4 Wänden

Vor 2 Wochen hieß es für viele Mitarbeiter von Unternehmen: Jeder der kann, arbeitet ab sofort im Homeoffice. Doch was heißt es eigentlich im Homeoffice zu arbeiten? Und wie schafft man es koordiniert und effizient trotz dieser Ausnahmesituation Ziele zu erreichen?

MOTIVATION
Schaffen Sie geeignete Rahmenbedingungen!

Damit Sie jeden Tag aufs Neue motivierend an Ihren neuen Arbeitsplatz gehen, braucht es eine passende Umgebung. Schaffen Sie diese, indem Sie sich einen Arbeitsplatz einrichten. Dieser sollte ein fester Platz in Ihrer Wohnung sein Wenn Sie diesen Platz (z.B. bei Verwendung des Küchentisches) auch für andere alltägliche Aktivitäten benötigen, räumen Sie Ihre Arbeitsmittel am Ende Ihres Arbeitstages zusammen. Denn so können Sie Ihren Arbeitsplatz auch in der eigenen Wohnung verlassen, abschalten und neue Energie für den nächsten Arbeitstag aufbauen.

MUSTER
Entwickeln Sie Rituale!

Für die meisten von uns fängt der Tag mit einer heißen Dusche an. Auch in Situation wie diesen, sollte ein solches Morgenritual wie die Dusche oder der erste Kaffee im Büro nicht fehlen. Übernehmen Sie alte Muster oder entwickeln Sie in Ihrer neuen Umgebung andere Verhaltensmechanismen. Wichtig hierbei ist es, die Rituale in Bezug auf die Arbeitsleistung zu betrachten sind. Denn diese soll ja trotz des Homeoffices nicht signifikant fallen. Durch geeignete Muster, wie z.B. Mittagspause von 12 bis 13 Uhr können Sie für sich sicherstellen, dass Ihr Arbeitstag im Homeoffice strukturiert ist.

MANGAGEMENT
Seien Sie effizient und effektiv!

Um am Ende eines Arbeitstages im Homeoffice vergleichbare Ergebnisse zu haben, wie in der gewohnten Umgebung, braucht es ggf. etwas mehr Planung und Steuerung und ganz viel Disziplin. Erstellen Sie sich ToDo -Listen, die Ihnen transparent machen, was am Ende des Tages geschafft sein sollte. Überprüfen Sie Ihre eigenen Ergebnisse am Ende eines Tages / einer Woche, um daraus zu lernen und den nächsten Tag noch fokussierter aber auch entspannter angehen zu können. Achten Sie weiter auf soziale Kontakte mit den Kollegen, Kunden und Lieferanten. Über das persönliche Gespräch lässt sich vieles schnell klären und damit auch oft viel Arbeit sparen. Organisieren sie auch in Zeiten des Home Office Abstimmungsrunden in kleinen Gruppen. So sind Sie in Ihren Teams auch weiter gut abgestimmt und können effektiv und effizient zusammenarbeiten. Achten Sie auch auf Ihre Arbeitszeiten, halten Sie am besten die alten Zeiten und damit Ihren normalen Rhythmus bei. Dies gilt selbstverständlich auch für Pausen und den Feierabend, denn auch Pausen und Zeiten für die Erholung sind wichtig um effizient zu arbeiten.