3 Tipps, um eine virtuelle Arbeitskultur zu entwickeln

„WENN DU EIN SCHIFF BAUEN WILLST, DANN TROMMLE NICHT MÄNNER ZUSAMMEN, UM HOLZ ZU BESCHAFFEN, AUFGABEN ZU VERGEBEN UND DIE ARBEIT EINZUTEILEN, SONDERN LEHRE SIE DIE SEHNSUCHT NACH DEM WEITEN, ENDLOSEN MEER.“

Antoine de Saint-Exupéry

Homeoffice für Alle! Was sich vor einiger Zeit noch als weit entferntes Ideal einer neuen Arbeitswelt anhörte, wird spätestens seit der Corona-Krise zur legitimen und gelebten Praxis. Globalisierung und Digitalisierung untermauern schon seit einigen Jahren, dass der Austausch von Informationen und die Aufgabenerfüllung nicht zwingend an Standortgrenzen gebunden sind – auch in der Vergangenheit haben sich global und in unterschiedlichen Zeitzonen operierende, höchst erfolgreiche virtuelle Teams gebildet.

Was lässt sich von diesen Teams lernen, um eine sinnstiftende und produktive Kultur auch für das eigene virtuelle Team zu schaffen? Um diese Frage zu beantworten, bietet sich die Betrachtung von drei Bausteinen der virtuellen Arbeitskultur erfolgreicher virtueller Teams an: Teambindung, Selbstorganisation eines Teams und der angemessene Einsatz von technischer Unterstützung.

Bindung erzeugen – Die Identität eines Teams fördern

Meistens fühlen wir uns dort am wohlsten, wo wir wahrgenommen, akzeptiert und uns zugehörig fühlen. Eine wesentliche Voraussetzung, um auch als virtuelles Team zusammen arbeiten zu können ist die gemeinsame Wahrnehmung als Team durch die einzelnen Teammitglieder. Die Identität, die ein Team dabei ausbildet hängt von der Menge an gemeinsam geteilten oder ähnlichen Merkmalen ab, z.B. der erlebten Situation, individuellen Einstellungen oder gelebten Werten und Normen. Je stärker sich diese ähneln, umso mehr wächst das Team zusammen, erzeugt Bindung und formt seine eigenen „Spielregeln“. Virtuelle Teams können mit folgenden Maßnahmen diesen Prozess aktiv unterstützen:

• Team Charta – Gemeinsame „Spielregeln“ legen die Grundlage des virtuellen Arbeitens fest. Jedes Teammitglied bekommt die Chance, die ihm wichtigsten Aspekte zu adressieren. Beispiele sind die pünktliche Teilnahme an (Video)Konferenzen, eine rechtzeitige Absage von Terminen bis hin zu Maßnahmen zur Konfliktbewältigung.
• Rollen und Verantwortungen – Das Festlegen von Rollen und die damit verbundene Übernahme von Verantwortung durch den Einzelnen erzeugt ein intrinsisches Commitment. Das regelmäßige Aufzeigen von Beiträgen einzelner Teammitglieder in einer virtuellen Abstimmung festigt sowohl neue als auch bestehende Teamstrukturen. Dies kann von einzelnen Aufgaben der Moderation und Dokumentation bis hin zu komplexen Projektaufgaben reichen, die virtuell besprochen werden.
• Erfolge feiern – Insbesondere in virtuellen Teams sind die Sichtbarkeit von Erfolgen ein positiver Impuls für die Identität des Teams. Diese lassen sich genauso auch virtuell feiern, um eine gute Stimmung im Team zu erhalten.
• Ritualisierte virtuelle Treffen als Herzschlag – Feste Termine, in denen sich das Team bewusst austauschen kann, bieten sich als Ritual an. Je nach Bedarf können die Zeitabstände von täglichen Meetings bis zu einer wöchentlichen Abstimmung reichen. Wie ein Ritual folgen die Termine einer konkreten Agenda, z.B. „Was habe ich getan, Was werde ich tun, wobei brauche ich Unterstützung?“. Die daraus resultierende Struktur wirkt wie ein „Herzschlag“ und treibt sowohl die Vorbereitung als auch den Austausch untereinander an.

Während die Identität des Teams die Bindung des Teams an sich erhöht, stellt die virtuelle Arbeitsweise einen hohen Anspruch an die einzelnen Teammitglieder und Führungskräfte. Ein Schlüssel hierfür liegt unter anderem in der Förderung der Selbstorganisation eines Teams und dem Anpassen der eigenen Verhaltensweisen.

Coaching als Grundlage für die Selbstorganisation eines Teams

Durch die virtuelle Arbeitsumgebung entstehen für ein Team neue Herausforderungen in der Organisation der Arbeit und der gemeinsamen Interaktion. Insbesondere die Art und Weise, wie Aufgaben verteilt und bearbeitet werden setzt neue Maßstäbe an die Fähigkeit der Kommunikation. Neue Fähigkeiten sind das Ergebnis eines konsequenten Coachingprozesses, den die Führungskraft mit dem Team initiiert. Führungskräfte profitieren von einer Anpassung ihrer bisherigen Vorgehensweisen und die Förderung der Selbstorganisation in einem virtuellen Team auf unterschiedlichste Weise:

• Feedback anstatt Anweisung – Um die selbstorganisierte Arbeitsweise in einem virtuellen Team zu fördern, lohnt es sich den Blickwinkel von einer abhängigkeitsorientierten Unterstützung zu einer autonomieorientierten Unterstützung zu wechseln. Langfristig lassen sich dadurch effektive virtuelle Kompetenzen des Teams fördern!
• Verfügbarkeit ermöglichen – Virtuelle Interaktion lebt von stetiger Kommunikation. Sich mal eben im Büro bei einem Kaffee austauschen ist nicht ohne weiteres möglich. Etablieren sowohl Führungskraft als auch Team einen Maßstab für die gegenseitige Erreichbarkeit, lassen sich Informationen zügiger und umfassender mitteilen als mit dem offemem Versand einer einfachen E-Mail.
• Konsensus Entscheidungen – Das Treffen von gemeinsamen Entscheidungen bietet für virtuelle Teams die Möglichkeit, Vertrauen und Kompetenz aufzubauen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Teamarbeit!
• Konfliktkultur etablieren – Die konstruktive Bearbeitung von Konflikten führt grundsätzlich zu einer stärkeren Vertrauensbeziehung der Teammitglieder untereinander. Vereinbaren Sie als Team, wie und mit welchen Mitteln Konflikte kommuniziert und behandelt werden sollten.

Im virtuellen Raum begrenzen sich jedoch die Möglichkeiten, verbale und nonverbale Botschaften zu übermitteln auf die jeweils gewählten Kommunikationskanäle. Worauf können virtuelle Teams achten, um die Angebote an technischer Unterstützung sinnvoll zu nutzen?

Effektiver Einsatz technischer Unterstützung

Von Telefon über Email bis hin zu modernen Videokonferenzsystemen (auch im Home Office) lassen sich unterschiedliche Kommunikationsmittel einsetzen. Allen ist eines gemein: Technologien sind nur ein Hilfsmittel, die Effizienz wird über Inhalt und Struktur der gemeinsamen „Protokolle“ eines Teams gesteuert. Insbesondere der „Flaschenpost Effekt“ sollte vermieden werden und alle Beteiligten müssen eine Information möglichst zeitgleich erhalten. Erfolgreiche virtuelle Teams sollten daher folgende Aspekte im Umgang mit Technologien berücksichtigen:

• Kollaborative Strukturen – Dem Austausch von Informationen „Punkt zu Punkt“ (Flaschenpost Effekt) via E-Mail kann durch den Einsatz von kollaborativen Plattformen (Wikis, Sharepoint etc). hinreichend vorgebeugt werden. Die kollaborative Plattform unterstützt die Arbeit an Unterlagen und den Austausch von wichtigen Informationen (z.B. via Gruppenchat) effektiv und dokumentiert diese gleichzeitig für eine bessere Nachvollziehbarkeit.
• Angemessener Kommunikationskanal – Virtuelle Teams nutzen Kanäle, die ihren Anforderungen optimal entsprechen. E-Mails sind hilfreich um eine Information zu dokumentieren, während Telefonate und Videokonferenzen eine deutlich höhere Interaktion zulassen und die soziale Distanz erheblich verkürzen können. Wählen sie dem Anlass angemessen das Medium aus, mit dem Sie effektiv kommunizieren möchten!
• Organisiert bleiben – Moderne Technologien bieten viele Möglichkeiten zur Strukturierung von Informationen. Dennoch bleibt das wichtigste Merkmal auch für virtuelle Konferenzen die inhaltliche Ausarbeitung. Bereiten Sie die Konferenzen bestmöglich vor, geben Sie diesen einen Rahmen oder Agenda und halten sie wichtige Erkenntnisse als Meeting Note fest. Somit ist insbesondere für Meetings, bei denen jemand nicht anwesend war, eine gute Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Wovon profitieren Sie persönlich?

In diesem Beitrag wurden einige Tipps aufgezeigt, um die Arbeit in einem virtuellen Team zu unterstützen.

Welche weiteren Erfahrungen haben Sie in der Führung von virtuellen Teams gemacht? Wovon würden Sie als Teil des digitalen Teams persönlich profitieren?

Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!