Interne Audits eine ungeliebte und häufig unterschätzte Methode

Mit diesem Beitrag wollen wir den Blick auf interne Audits als universelle Methode erweitern. Zudem wollen wir deutlich machen, dass gerade interne Audits mehr können als einen Beitrag zur erfolgreichen Zertifizierung von Managementsystemen zu leisten oder nur lästig zu sein.

Grundsätzlich ist ein Audit eine Methode, die völlig unabhängig von einem Managementsystem eigesetzt werden kann. Bei einem Audit geht es darum die Übereinstimmung des Auditgegenstandes mit den ausgewählten Anforderungen festzustellen. Auditgegenstand ist dabei die Bezugsebene eines Audits, also ob ein gesamtes System, ein Prozess / Verfahren oder ein Produkt bzw. eine Dienstleistung auditiert wird.

Es kann sich also um das Regelungssystem des gesamten Unternehmens, einzelner Prozesse oder eine konkreten Kundenleistung (Produkt/Dienstleistung) handeln. Interne Audits sind, richtig verstanden und eingesetzt ein wirksames und starkes Controlling-Instrument im Unternehmen.

Interne Audits können dazu beitragen die Umsetzung der Compliance-Richtlinien, von Zielvereinbarungen zu unterstützen oder nachhaltigen Mehrwert sowie Risikoreduzierungen zu bewirken. Damit interne Audits diesem Anspruch genügen, muss jedes Audit klare Ziele verfolgen und der spezielle Mehrwert für das Unternehmen muss definiert sein.

Der Wirkungsgrad wird erhöht, wenn im Vorfeld geprüft wird, ob das interne Audit die richtige Methode zur Erreichung der Ziele ist und die Ziele einen klaren Fokus haben. Denn es macht weder Sinn, ein kaum genutztes Ideenmanagement mittels interner Audits zu beleben, noch mit einem Audit die Wirksamkeit der Strategie, des Managementsystems und des Prozessmanagements gleichzeitig prüfen zu wollen. Je klarer und spezifischer die Auditziele festgelegt sind, desto nachhaltiger kann die Bewertung von Angemessenheit und Wirksamkeit durchgeführt werden. Gleichzeitig wird die Auditplanung erheblich erleichtert.

Zur Planung der internen Audits gehört auch die Auswahl und Festlegung der im Detail einzusetzenden Instrumente und vor allem des Auditpersonals. Je nach Auditziel bzw. Aufgabenstellung des Audits werden als Instrumente umfassende Datenanalysen, Dokumentenprüfungen, Beobachtungen, Begleitungen, Interviews u.a.m. eingesetzt. All diese Methoden müssen neben ggf. erforderlichem Fachwissen, von den Auditoren sicher und gut beherrscht werden. Nur so lassen sich die Auditziele erreichen.

Deshalb hängt bei dieser Methode viel von den Fähigkeiten der Auditoren ab. Ähnlich wie bei einem Orchester, müssen auch bei einem internen Audit die (Musiker) Auditoren ausgewählt werden, die die vorgesehenen „Instrumente“ am besten beherrschen. Nicht jeder gute Datenanalyst ist auch in gleicher Qualität als emphatischer Beobachter oder Interviewer einsetzbar. Je exakter die Kompetenzen und Schwerpunkte der möglichen Auditoren bekannt sind und je besser vorhandene / erkannte Defizite mit zusätzlichem Personal ausgeglichen werden können, desto bessere Ergebnisse lassen sich in den internen Audits erreichen.

Ein erstes, wenig überraschendes Zwischenfazit ist:

Erfolgreiche Audits stellen sicher, dass die richtige Methode, mit eindeutigen Zielen, dem richtigen Personal zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zum Einsatz kommt!

Zur Prüfung, ob man diesem Ziel nähergekommen ist, werden die internen Audits dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen. Analysieren Sie jedes Audit gemäß des Plan-Do-Check-Act-Zyklus und die Wirkung und die Qualität wird sich verbessern. Dies umso mehr, je konsequenter die Struktur und Inhalte der internen Audits an den Anforderungen der Kunden, also der auditierten Bereiche und der Führung ausgerichtet werden.

Manchmal bedarf es dazu einer Änderung der „üblichen“ Auditpraxis im Unternehmen!

Richten Sie die Auditpraxis in ihrem Unternehmen passgenau an den Anforderungen und vorhandenen Voraussetzungen aus, genauso wie sie es mit den eingesetzten Messverfahren, -methoden und -einrichtungen tun. Denn auch interne Audits sind Methoden, die nur dann Nutzen haben, wenn Sie zur Aufgabenstellung passen.

Im ersten Schritt wird analysiert, wie gut die aktuelle Auditpraxis zu den Anforderungen der internen Kunden passt. Wenn deren Anforderungen bekannt sind, wird erhoben, mit welchen Instrumenten die internen Audits ausgestattet werden müssen und wer diese Instrumente im Unternehmen perfekt beherrscht. Dabei darf der mögliche Lösungsraum nicht auf das bisher Bekannte beschränkt werden. Wichtig ist hier entsprechend weit / innovativ im Sinne der internen Kunden zu denken. Erinnert sei hier an die großen Publikumserfolge, wenn Sinfonieorchester und Pop- / Rock Bands zusammen Musik gemacht haben. Für die Umsetzung im Alltag der internen Audits kann das sehr vielfältige Ausprägungen annehmen, z.B.:

• mehrtägige, ggf. auch aktive, Begleitung der Kolleginnen und Kollegen, um Prozesse besser zu durchdringen und Zusammenhänge besser zu verstehen
• gemeinsame Auswertung besonderer Erfolge / Misserfolge der auditierten Bereiche, um aus guter und schlechter Praxis nachhaltig und bereichsübergreifend zu lernen
• Umsetzung von „spontanen“ Audits mit einer Ankündigung von weniger als 24 Stunden, um einen realitätsnäheren Blick zu bekommen
• Durchführung von „Vertreter-Audits“, um einschätzen zu können, wie personenunabhängig Regelungen umgesetzt werden und der Informationsfluss funktioniert
• Einbindung von Fachexperten, um Audits auch zu fachlichem Austausch zu nutzen und fachbezogenere Lösungen / Hinweise zu bekommen
• Umfassende Datenanalyse im Vorfeld der Audits und Auswertung relevanter Kennzahlen, zur zielgenaueren Diskussion im Audit und passenden Festlegung von Maßnahmen
• jährliche Bewertung der internen Audits zusammen mit den auditierten Bereichen in Bezug auf Planung, Durchführung und Ergebnis sowie der Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen
• viele weitere Ideen und Ansätze sind hier denkbar, wichtig ist, alle Ansätze helfen in der konkreten Situation dem Unternehmen und allen Mitarbeitenden weiter

Um die Methode interne Audits neu zu beleben und das Potenzial dieses Controlling-Instruments im Unternehmen umfassend zu nutzen, sind nur kleine Anpassungen notwendig.

Es lohnt sich herauszufinden, welche Maßnahmen zur spezifischen Situation im Unternehmen passen. Dann sind interne Audits vor allem eine Methode zur positiven Weiterentwicklung. Sorgen Sie dafür, dass interne Audits von allen Beteiligten gewollt und gewünscht sind und nicht nur ertragen werden. Dann fördern interne Audits auch Change Prozesse im Unternehmen.

Wir hoffen wir konnten Ihnen einige Anregungen zur besseren Gestaltung von internen Audits geben und freuen uns auf Ihre Sicht und Anmerkungen!